En un entorno empresarial que avanza hacia la digitalización, la implementación de la facturación electrónica ha pasado de ser una obligación fiscal a convertirse en una herramienta esencial para optimizar la gestión financiera y administrativa de las empresas.
Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) en Colombia han encontrado en este sistema un aliado estratégico para mejorar su productividad, reducir costos y cumplir con las nuevas normativas.
Nuevas regulaciones en octubre de 2024
A partir del 1 de octubre de 2024, entró en vigor las nuevas reglamentaciones impuestas por laDirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que exigirán la emisión electrónica de una mayor cantidad de documentos comerciales. Esta actualización forma parte del proceso de modernización del sistema tributario en Colombia, destinado a aumentar la eficiencia y la transparencia fiscal.
El crecimiento de la facturación electrónica en Colombia
Desde la implementación de la facturación electrónica en 2019, el número de empresas que han adoptado este sistema ha crecido significativamente. Según datos de la Dian, más de 1,1 millones de empresas en Colombia ya emiten facturas electrónicas , transmitiendo diariamente más de 10 millones de documentos. Esto no solo responde a una exigencia legal, sino que también se ha convertido en una práctica clave para la optimización de la gestión empresarial.
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Un estudio reciente de la Cámara de Comercio de Bogotá reveló que las Pymes que han adoptado la facturación electrónica han logrado reducir sus costos operativos hasta en un 50% en comparación con aquellas que siguen utilizando el sistema tradicional basado en papel. La automatización de procesos permite un ahorro significativo en la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos, así como una mayor agilidad en la administración.
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Ventajas de la facturación electrónica
- Reducción de costos: al eliminar el papel y los procesos relacionados con la impresión y el almacenamiento, las empresas pueden reducir sus costos hasta en un 90% en comparación con la facturación física.
- Automatización y eficiencia: la facturación electrónica permite automatizar los procesos de emisión, recepción e integración de facturas en los sistemas contables, lo que incrementa la eficiencia operativa y reduce la carga administrativa.
- Disminución de errores humanos: la transmisión electrónica de documentos asegura que la información enviada sea precisa y correcta, reduciendo así los errores que suelen ocurrir en los procesos manuales.
- Mayor seguridad: con el uso de sistemas de firma digital, se garantiza la integridad y autenticidad de los documentos fiscales, lo que brinda mayor seguridad en las transacciones.
- Almacenamiento ágil y legal: los documentos se almacenan digitalmente, conforme a la legislación vigente, lo que facilita su consulta y reduce los costos de almacenamiento físico.
Adaptación a las nuevas normativas de la facturación electrónica
David Ortiz, CEO de Siigo, una de las principales empresas proveedoras de software contable en Latinoamérica, resalta la importancia de adaptarse a estos cambios: "No cumplir con los requisitos de la facturación electrónica puede derivar en sanciones de hasta el 5% del valor de las operaciones registradas. Además, la falta de actualización en este sistema puede generar retrasos en la gestión documental, afectar la transparencia financiera y dificultar la conciliación contable. Adaptarse a la facturación electrónica no es solo evitar sanciones, es una inversión que impulsa la eficiencia y la competitividad empresarial".
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